Osobe koje dobro upravljaju vremenom i dobro planiraju i organiziraju svoje aktivnosti, produktivnije su i nisu stalno pod vremenskim pritiskom. Nažalost, planiranje mnogima od nas ne ide od ruke te loše upravljamo svojim vremenom. Upravljanje vremenom je vještina koju je potrebno naučiti!

Prilikom upisa na doktorski studij morali smo predati prijedlog istraživanja na kojem želimo doktorirati. Tijekom prve godine studija, morali smo detaljnije razraditi plan istraživanja u dogovoru s mentorom i predati svoj prijedlog na kraju prve godine.

Meni je to bilo smiješno jer sam mislila u sebi da toliko planiranje nekog istraživanja nije potrebno, da se tako nepotrebno kompliciraju stvari koje su toliko jednostavne, tako da je moj „plan“ bio poprilično štur. Na kraju druge godine smo morali obraniti svoj prijedlog doktorske disertacije pred komisijom, a tek treće godine smo krenuli s istraživanjem.

I kada sam ja (napokon) krenula provoditi svoje istraživanje, gotovo svaki dan sam nailazila na kojekakve prepreke, probleme, pa bi mi falio jedan papir, drugi dan neka druga potvrda itd. Dosta vremena sam izgubila „popravljajući“ previđeno tako da sam na kraju morala koristiti svoj godišnji odmor kako bih doktorirala…i to trudna!

 

upravljanje_vremenom_slowage365_1

 

Uglavnom, tada sam spoznala kako je planiranje ipak bitno…ne toliko zbog drugih već radi same sebe. Zbog loše organizacije sam izgubila dosta vremena (i novaca) te se manje opuštala i uživala u trudnoći.

Nadam se da Vi niste kao ja. Ima jedna dobra poslovica „u postolara najgore cipele“…pa bi to nekako bilo za mene psihologa „u psihologa najlošija organizacija vremena“.

 

Što je to zapravo planiranje?

Pojam planiranje dolazi iz teorija organizacijske psihologije. Najčešće se spominje u kontekstu rukovođenja, no, isti principi vrijede i za naš privatan život. Bilo da planiramo majčinstvo, ulaganje ili štednju, kupovinu nove kuće ili upis fakulteta, od koristi nam mogu biti načela teorije ciljeva, rukovođenja te problem-solving tehnike.

Kao što je menadžer neke organizacije zadužen za postavljanje ciljeva i određivanje aktivnosti koje su potrebne da bi se ciljevi ostvarili, tako smo i mi menadžeri vlastitog života i vremena te trebamo definirati svoje ciljeve (ili ciljeve naše obitelji) za određeni period.

Ciljevi nam govore što trebamo učiniti i usmjeravaju našu pažnju na ono što je važno, potiču bolje planiranje i poduzimanje akcije.

 

upravljanje_vremenom_slowage365_2

 

Da bi postavljeni cilj pozitivno djelovao na motivaciju moraju biti zadovoljeni sljedeći uvjeti:

  • Ciljevi moraju biti specifični, jasni i mjerljivi tako da znamo kad smo ih ostvarili. Na primjer: nije dovoljno reći sebi „otrči maraton najbolje što možeš“. Cilj treba biti konkretan poput „U roku od šest mjeseci otrčat ću maraton od 5 km za 2 sata“.
  • Cilj mora biti izazovan, ali dostižan – ljudi se više zalažu ako imaju teže ciljeve. No, cilj mora biti dostižan inače će ljudi brzo izgubiti motivaciju.
  • Cilj mora biti mjerljiv – tako ćete moći pratiti svoj rad i napredak. Ako cilj nije mjerljiv, nećete znati jeste li napredovali, jeste li na putu do cilja i slično. Zbog toga s vremenom možete izgubiti motivaciju za postizanje tog cilja.
  • Cilj mora biti relevantan i važan (ako nije, nećete biti motivirani da ga ostvarite).
  • Ciljevi moraju biti vremenski određeni- Ako nismo postavili neki vremenski okvir u kojem cilj mora biti ostvaren, odugovlačit ćemo. No, istovremeno, trebamo biti fleksibilni i znati se prilagoditi novonastaloj situaciji u smislu da se reorganiziramo.

 

upravljanje_vremenom_slowage365_4

 

Nakon definiranja cilja, potrebno je i uspješno planiranje:

  • Cilj treba “razlomiti” na više manjih ciljeva.
  • Prikupiti informacije koje su korisne za ostvarenje cilja.
  • Provoditi aktivnosti čak i ako nam se ne da, ili ako mislimo da mi to ne možemo. Potrebno je biti ustrajan i dosljedan!

Na primjer, moj cilj je “Otrčati 5 km maratona za 6 mjeseci u roku od 2 sata”. Kako bih ga ostvarila moram osmisliti plan za ostvarenje cilja.

 

Planiranje po mjesecima za ostvarenje cilja:

  • Prvi mjesec- žustro hodati svaki dan- prvi tjedan po 20 min, drugi tjedan po 30 min, treći tjedan po 40 min i četvrti tjedan po 50 min
  • Drugi mjesec- kombinirati žustro hodanje i trčanje svaki dan- prvi tjedan, 10 min hodanja i 10 min trčanja, drugi tjedan- 15 min hodanja i 15 min trčanja, treći tjedan 20 min hodanja i 20 min trčanja, četvrti tjedan- 25 min hodanja i 25 min trčanja
  • Treći mjesec- samo trčanje svaki dan- prvi i drugi tjedan- trčanje 20 min, drugi i treći tjedan trčanje 30 min
  • Četvrti mjesec- trčati 1 km svaki drugi dan
  • Peti mjesec- trčati 3 km svaki drugi dan
  • Šesti mjesec- trčati 5 km svaki drugi dan i mjeriti si vrijeme trčanja.

Informacije koje su korisne za ostvarenje cilja: recimo, postoji škola trčanja u kojoj mogu saznati više informacija općenito o trčanju i maratonu. Također, mogu upoznati osobe koje trče duže vrijeme koje me mogu savjetovati kako da ostvarim svoj cilj.

Mi ćemo biti motivirani za određeno ponašanje ako očekujemo da će naše ponašanje dovesti do određenog ishoda (npr. više novaca, zdravlja, sreće) i ako nam je taj ishod privlačan ili osobito važan. Isto tako, trebamo biti dovoljno fleksibilni da mijenjamo svoje ciljeve o situaciji. Jedan način donošenja odluka ne može biti najbolji za sve situacije.

 

upravljanje_vremenom_slowage365_1

 

 

Definiranje problema i potraga za rješenjem problema

Nakon što smo definirali cilj i plan djelovanja, trebamo identificirati moguće probleme i prikupiti što je moguće više informacija o njima. Što uzrokuje problem? Što utječe na manifestaciju problema? Što bi moglo dovesti do rješenja problema?

Potom, slijedi razvijanje alternative  za probleme. Najbolje je smisliti veliki broj mogućih rješenja. Ako prerano prekinemo njihovo traženje i zadržimo se na samo nekoliko onih koji su nam prvi pali na pamet – velika je vjerojatnost da problem nećemo uspješno riješiti.

Za otkrivanje svih mogućih rješenja, može nam pomoći tehnika „oluje mozgova“ (eng. brainstorming). Dakle, potrebno je zapisati na papir sva, ali baš sva, rješenja koja nam padnu na pamet (koliko god nam se čine smiješna, nezrela, nemoguća). Za svako rješenje trebamo napisati pet dokaza koji idu u prilog tog rješenja i pet dokaza koji ne idu u prilog rješenja. Na kraju tog procesa ćemo lakše odrediti koje rješenje je najpovoljnije za nas.

 

upravljanje_vremenom_slowage365_6

 

Nakon što smo izabrali rješenje problema, krećemo u njegovu primjenu. Moguće da ćemo tijekom primjene trebati provesti korektivne mjere, a u slučaju da problem i dalje postoji, trebat ćemo pronaći nova rješenja i/ili novi cilj.

Čak i u ovim vremenima nesigurnosti, navedena tehnika upravljanja vremenom nam možu pomoći da steknemo osjećaj kontrole nad našim životom. Naravno da ne možemo sve isplanirati u životu, no, kada planiramo mi razmišljamo i o mogućim problemima i preprekama u budućnosti čime se na neki način pripremamo i za ono neočekivano.

 

Možda bi vas moglo zanimati: asertivnost ili kako se najbolje zauzeti za sebe.

 

Tekst: Dr. sc. Maja Miljanović, dipl. psiholog, KBT terapeut, vlasnica obrta EMPATHO

Foto: Pixabay, Canva